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Noémie Pilorget
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Noémie Pilorget2023-02-21 09:58:452023-02-23 15:41:55Comment définir son profil commercial idéal ?Un article d’Aude David publié dans ActionCo.fr a mis en avant, chiffres à l’appui, l’énorme perte de temps que représentent les tâches administratives pour les directeurs commerciaux. D’après une enquête réalisée par Hubspot durant le deuxième trimestre 2018, ils consacreraient 60% de leur temps à ces tâches. 60% de leur temps, donc, qu’ils ne passent pas à superviser leurs équipes, ni à organiser leurs propres actions commerciales ! Il s’agit donc d’une perte pour la performance de l’entreprise… Alors comment faire pour gagner du temps ?
Quelles tâches administratives sont chronophages pour les directeurs commerciaux ?
Tout d’abord, à quoi les directeurs commerciaux passent-ils donc ces 60% de leur temps ? Entre autres tâches variées, ce temps est consacré à :
- La création de rapports sur les résultats : 12%
- l’entrée de données dans le CRM : 11%
- la programmation d’entretiens téléphoniques : 10%
- les réunions : 9%
Bien entendu, la durée de certaines de ces tâches est incompressible… Mais n’y a-t-il pas moyen d’optimiser le temps passé sur certaines ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Un outil de reporting efficace peut faire gagner beaucoup de temps
Prenons par exemple les rapports des résultats commerciaux des équipes : d’après Hubspot, le temps perdu lors de cette tâche provient de la difficulté à rassembler les données nécessaires. Pourquoi ? Parce que les données proviennent de plusieurs endroits, ne sont pas forcément faciles d’accès, ou formatées sur le même modèle… Le directeur commercial perd donc du temps à aller chercher plusieurs sources de données, puis à les mettre en forme avant de passer à l’analyse.
Dans ce contexte, comment gagner du temps sur cette tâche ? La clé du problème se trouve dans le tableau de bord commercial : il faut que celui-ci soit aussi un outil de reporting efficace !
Comment faire de son tableau de bord commercial un outil de reporting efficace ?
Le tableau de bord commercial est un des outils principaux du directeur commercial (et, si elle y a accès, de son équipe). Il lui permet de suivre ses KPIs et de savoir comment orienter sa stratégie. Mais il peut aussi être un outil extrêmement précieux pour le reporting, s’il répond à un certain nombre de critères.
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Privilégier un tableau de bord commercial qui se met à jour en temps réel
En utilisant des outils qui se mettent à jour au fur et à mesure des actions de ses équipes, le responsable commercial dispose toujours de données fraîches et prêtes à être publiées. Elles sont toutes disponibles dans une même interface, ce qui lui fait gagner du temps. Pour éviter de devoir aller chercher des données à des sources différentes, il est essentiel de relier le tableau de bord commercial aux principales sources de données afin que celles-ci soient formatées et à jour.
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Privilégier un tableau de bord visuel et attrayant
Pour qu’un tableau de bord puisse aussi servir d’outil de reporting, les indicateurs représentés doivent être compréhensibles du premier coup d’œil. Le tableau de bord commercial doit être clair et compréhensible pour tous, afin de ne pas perdre de temps à expliciter les chiffres : leur signification doit sauter aux yeux. C’est à ça que sert la DataViz !
L’un des avantages d’un tableau de bord géographique est qu’il met les données en forme de manière très parlante pour tous : un code couleur montre immédiatement où les performances sont bonnes et où elles sont mauvaises ; il suffit ensuite de cliquer sur la zone qu’on veut étudier pour avoir accès à de nombreux indicateurs qu’on peut faire apparaître ou disparaître selon ses besoins pour analyser la situation.
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Privilégier un tableau de bord dynamique et interactif
Un outil dans lequel on peut naviguer pour aller voir les chiffres de plus près et trouver les réponses à ses questions fait gagner du temps. Il doit être possible d’interagir avec le tableau de bord pour comparer des indicateurs et repérer des corrélations. C’est encore mieux s’il permet d’aller voir les chiffres directement sur une carte : il est alors possible de comprendre en détail la performance de chaque secteur et de chaque commercial (par produit, par dates…), en tenant compte de la dimension géographique de l’activité. La carte permet en effet de visualiser de nombreuses informations stratégiques telles que les distances routières, la localisation des prospects et des clients, l’implantation de la concurrence…
Un tableau de bord interactif est donc un bon moyen de comparer des indicateurs et d’aller plus loin dans l’analyse, pour tous les acteurs qui y ont accès.
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Privilégier un tableau de bord qui puisse être partagé avec toute l’équipe
Certains tableaux de bord permettent de paramétrer des droits d’accès selon les utilisateurs. La hiérarchie du directeur commercial a accès à tous les chiffres, en temps réel, et sa force de vente peut suivre ses propres chiffres pour organiser ses actions. Plus besoin de passer de longues heures à mettre les données en forme : chacun a accès à celles qui le concernent. En optant pour un tableau de bord géographique, les accès peuvent aussi correspondre aux secteurs géographiques travaillés par les membres de l’équipe :
- chaque commercial voit son secteur,
- les directeurs régionaux voient leur région et peuvent zoomer sur les secteurs qui la composent,
- les directeurs commerciaux et leur hiérarchie ont accès à une vision générale et peuvent zoomer sur les régions et les secteurs pour étudier les résultats commerciaux.
Chacun a ainsi accès à une vision en temps réel de l’activité et des résultats, sans avoir besoin de créer un reporting dédié.
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Privilégier un tableau de bord mobile
Avec un outil visuel, interactif et qu’on peut emporter partout, pourquoi passer des heures à éditer des rapports ? Il suffit de le montrer pendant les réunions. Cela a l’avantage supplémentaire d’éviter de gaspiller du papier.
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Privilégier un tableau de bord qui puisse automatiser les rapports
En plus d’un support qu’il peut montrer en réunion, un directeur commercial peut avoir besoin de disposer rapidement de rapports mis en page, à jour et complets, prêt à être envoyés aux acteurs de l’entreprise. Afin de gagner du temps, son outil doit donc lui permettre de générer à la volée des rapports d’activité sur ses principaux axes d’analyse.
Conclusion
Les directeurs commerciaux perdent actuellement beaucoup de temps en administratif ; alors que c’est du temps qui serait mieux employé à mener leur stratégie commerciale. Il est impossible de se débarrasser totalement des tâches administratives ; cependant, avec les bons outils, on peut gagner énormément de temps en reporting. Pour cela, il faut choisir le bon tableau de bord commercial : il doit être directement relié aux bases de données de l’entreprise et se mettre à jour en temps réel pour éviter d’avoir à rechercher les données. Mais il doit aussi être dans un format très clair et lisible, afin d’être utilisé comme outil de communication avec les équipes, et permettre d’éditer des rapports de façon automatique.
Vous souhaitez en savoir plus sur comment nos solutions peuvent réduire le temps que les responsables commerciaux passent en tâches administratives en facilitant un reporting efficace ? N’hésitez pas à nous contacter ou à tester nos solutions !
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Véronique Meliot2022-11-28 09:43:032022-11-28 15:48:525 étapes pour suivre ses résultats commerciaux en temps réel
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Véronique Meliot2022-09-02 11:56:362022-10-07 10:55:19Recruter un bon commercial : réussir son recrutement
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Véronique Meliot2021-10-31 18:02:152021-11-03 16:01:11Comment faire un tableau de bord efficace et pratique au quotidien ?
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Véronique Meliot2021-09-30 14:47:352021-10-05 12:23:5410 indicateurs de performance stratégiques pour suivre votre performance commercialePublié le 01/08/2021 par Véronique Meliot
Piloter géographiquement votre activité commerciale peut vous aider de façon significative à mieux comprendre, analyser, décider, agir et communiquer.
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